Weniger Büroarbeit, mit den Programmen, die Sie schon haben
Ich automatisiere wiederkehrende Abläufe in kleinen Betrieben. Ihr Team arbeitet weiter wie gewohnt, Rechnungen, Mails und Fragen finden ihren Weg im Hintergrund.
- 30 Minuten per Video
- Für Betriebe mit 3 bis 50 Mitarbeitenden
Im Büro geht Zeit verloren. Nur wo genau?
In kleinen Betrieben bleibt die Büroarbeit oft an der Inhaberin, dem Inhaber oder der Büroleitung hängen. Neben dem eigentlichen Geschäft, mit wenig Zeit und wenig Lust auf Technik.
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Belege zusammensuchen
Rechnungen kommen als PDF im Anhang oder als Link. Am Monatsende wird gesucht, was dem Steuerbüro noch fehlt.
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Anfragen gehen unter
Anfragen, Reklamationen, Rechnungen und Bewerbungen landen alle in info@. Wer ist zuständig, und wer hat schon geantwortet?
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Dieselben Fragen, immer wieder
Neue Mitarbeitende suchen Vorlagen und fragen nach. Die Erfahrenen erklären es zum wiederholten Mal.
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Software, die keiner nutzt
Ein neues Programm wurde eingeführt und ist im Alltag nie angekommen. Noch eines möchten Sie nicht.
Hier setze ich an. Nicht mit einem großen Gesamtkonzept, sondern Ablauf für Ablauf, in den Programmen, die bei Ihnen schon laufen.
Was ich für Sie automatisiere
Drei Bereiche, in denen kleine Betriebe die meiste Zeit verlieren. Ich verbinde die Programme, die Sie schon nutzen, und setze KI nur dort ein, wo eine feste Regel nicht reicht.
Buchhaltung und Belege
Rechnungen kommen ohne Abtippen in der Buchhaltung an.
- Rechnungen aus dem Postfach holen, ob PDF im Anhang oder Link
- Nummer, Betrag, Datum und Lieferant auslesen und ans Buchhaltungsprogramm geben
- Unklare Belege kommen auf eine Prüfliste
- Zahlungsabgleich vorbereiten
Buchen und Freigeben macht Ihr Betrieb oder Ihr Steuerbüro.
Typisch für
- Handwerk
- Handel
- Agenturen
Posteingang und Kundenservice
Jede Mail an info@ landet bei der richtigen Person.
- Mails nach Anliegen sortieren: Anfrage, Reklamation, Rechnung, Bewerbung
- An die zuständige Person weitergeben
- Antwortentwürfe für häufige Fragen vorbereiten
Ihr Team prüft die Entwürfe und schickt sie ab.
Typisch für
- Onlinehandel
- Praxen
Internes Wissen
Ihr Team findet Antworten in Ihren eigenen Dokumenten.
- Ein KI-Assistent beantwortet Fragen der Mitarbeitenden aus Ihren Dokumenten
- Er nennt zu jeder Antwort die Quelle
- Zum Beispiel: „Wo liegt die Vorlage fürs Abnahmeprotokoll?“
Sie legen vorher fest, welche Dokumente er nutzen darf.
Typisch für
- Praxen
- Handwerk
- Teams mit neuen Mitarbeitenden
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Der Prozess-Check.
Ein halber Tag, vor Ort oder per Video. Danach wissen Sie, womit es sich anzufangen lohnt.
Erstgespräch vereinbaren- 1 Ich sehe mir an, wie bei Ihnen heute gearbeitet wird.
- 2 Wir finden die drei Abläufe, die am meisten Zeit kosten.
- 3 Sie bekommen eine kurze Übersicht: was sich automatisieren lässt, was dafür nötig ist und womit Sie anfangen.
Abläufe, die im Alltag laufen, nicht nur im Test
Stand: November 2026
- Jahre Erfahrung mit Abläufen in kleinen Betrieben
- über 12
- Betriebe begleitet
- 38
- Abläufe automatisiert und im täglichen Einsatz
- 94
- Stunden Büroarbeit pro Jahr, die bei meinen Kunden wegfallen
- über 2.000
So arbeiten wir zusammen
Kein großes Gesamtkonzept vorab. Wir fangen mit einem Ablauf an, der Ihnen bald im Alltag hilft, und gehen dann den nächsten an.
Erstgespräch vereinbaren-
Schritt 1:Erstgespräch
30 Minuten per Video, kostenlos
Sie erzählen, wo es hakt. Ich sage Ihnen ehrlich, ob und wie ich helfen kann.
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Schritt 2:Prozess-Check
ein halber Tag, vor Ort oder per Video
Ich sehe mir an, wie Sie heute arbeiten. Sie bekommen eine kurze Übersicht, womit wir anfangen.
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Schritt 3:Umsetzung
ein Ablauf nach dem anderen
Erst der Ablauf, der bald im Alltag hilft, dann der nächste. Jeder läuft zuerst im Test, dann im Alltag.
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Schritt 4:Übergabe
kurze Anleitung und Einweisung
Ihr Team versteht, was der Ablauf tut. So hängt nicht alles an mir.
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Schritt 5:Betreuung
auf Wunsch
Ändert sich bei Ihnen etwas, passe ich die Abläufe an.
Was Kundinnen und Kunden sagen
„Mehrere meiner Mandanten arbeiten mit der Flowmeisterei. Seitdem kommen die Belege vollständig und sauber benannt bei uns an. Frau Jansen stimmt die Abläufe vorher mit uns ab, das erspart allen Beteiligten Rückfragen.“
„Wir wussten nur, dass im Büro zu viel Zeit verloren geht, aber nicht, wo genau. Nach dem Prozess-Check hatten wir eine klare Liste, womit wir anfangen. Den ersten Ablauf nutzt inzwischen das ganze Team, ohne dass jemand an Technik denken muss.“
Martin B. Geschäftsführer der Werbeagentur Kupferkante, Hannover„Seit die Mails an info@ automatisch beim richtigen Kollegen landen, geht bei uns keine Anfrage mehr unter. Frau Jansen hat sich vorher einen Vormittag lang angesehen, wie wir arbeiten, und erst dann etwas eingerichtet.“
Jens H. Inhaber eines Sanitärbetriebs mit 18 Mitarbeitenden, Hannover„Wir haben mit einem einzigen Ablauf angefangen, dem Rechnungseingang. Das ging schnell und hat im Alltag sofort geholfen, deshalb sind wir danach den nächsten angegangen.“
Daniel K. Geschäftsführer eines Onlineshops für Gartenbedarf, Bremen„Ich hatte Sorge, dass ich nach der Einrichtung mit der Technik allein dastehe. Stattdessen gab es eine kurze Anleitung für uns alle, und als sich bei uns etwas geändert hat, war der Ablauf am nächsten Tag angepasst.“
Claudia M. Büroleitung einer Zahnarztpraxis, Laatzen
Drei Betriebe, drei Abläufe
Jeweils ein Ablauf, der im Alltag Zeit gekostet hat, und wie lange er heute dauert.
Tischlerei mit 12 Mitarbeitenden, Garbsen
Rechnungseingang
Belege fürs Steuerbüro vorbereiten
vorher 2 Tage im Monatjetzt 2 Stunden
Physiotherapiepraxis mit 8 Mitarbeitenden, Hildesheim
Internes Wissen
Einarbeitung neuer Mitarbeitender
vorher 3 Wochenjetzt 1 Woche
Onlineshop für Kinderkleidung, Leipzig
Retourenanfragen
Antwort auf eine Retourenanfrage
vorher 8 Minutenjetzt 2 Minuten
- Vor Ort in der Region Hannover
- Per Video deutschlandweit
Ich kenne Büroarbeit von der anderen Seite des Schreibtischs
Ich bin Merle Jansen und habe die Flowmeisterei in Hannover gegründet. Bevor ich Abläufe automatisiert habe, habe ich sie selbst erledigt: Rechnungseingang, Mahnwesen, Abstimmung mit dem Steuerbüro. Später habe ich als Projektleiterin Software in kleinen Betrieben eingeführt und gesehen, woran das im Alltag scheitern kann.
- Ausbildung Steuerfachangestellte in Hannover
- 7 Jahre Buchhaltung in einem Elektro- und Sanitärbetrieb mit 35 Mitarbeitenden. Dort habe ich Rechnungseingang und Mahnwesen automatisiert, danach fehlten am Monatsende keine Belege mehr.
- 3 Jahre Projektleitung bei einem IT-Dienstleister, Software in kleinen Betrieben eingeführt
- Seit 2024 Selbstständig mit der Flowmeisterei
Werkzeuge, mit denen ich arbeite
- n8n
- Make
- Microsoft Power Automate
- Microsoft 365
- Google Workspace
- DATEV
- sevDesk
- Claude
- ChatGPT
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch ist Zeit dafür.
Brauche ich neue Software?
Meist nicht. Ich verbinde die Programme, die bei Ihnen schon im Einsatz sind. KI setze ich nur dort ein, wo eine feste Regel nicht reicht.
Muss ich mich mit Technik auskennen?
Nein. Sie und Ihr Team arbeiten weiter in Ihren gewohnten Programmen, die Abläufe laufen im Hintergrund.
Was passiert mit unseren Daten?
Wir legen vorher gemeinsam fest, welche Daten in welches Programm dürfen. KI-Dienste nutze ich nur mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was, wenn ein Ablauf mal nicht funktioniert?
Sie bekommen eine Fehlermeldung per Mail und haben eine Beschreibung, wie es von Hand geht. Mit Betreuung kümmere ich mich darum.
Wie lange dauert es bis zum ersten Ablauf?
Das hängt vom Ablauf ab. Nach dem Prozess-Check kann ich es Ihnen sagen.
Wo hakt es bei Ihnen? Sprechen wir über Ihren ersten Ablauf.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo Ihnen im Büro Zeit verloren geht und ob ich helfen kann.
Erstgespräch anfragen- 30 Minuten per Video
- Kostenlos